RODO - OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Wypełniając obowiązek informacyjny zawarty w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r., w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE przekazujemy niezbędne informacje dotyczące przetwarzania Państwa i Państwa dzieci danych osobowych.
Administrator Danych:
Zespół Szkolno-Przedszkolny nr 2
43-502, Czechowice-Dziedzice
ul. Polna 33
Kontakt z Administratorem:
Telefon/fax:
Zespół Szkolno-Przedszkolny nr 2
+48 32 215-55-09
Przedszkole Publiczne nr 4a
+48 32 215-55-09 w. 33
E-mail:
sekretariat.zsp2@czechowice.edu.pl
Inspektor ochrony danych
Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych - Barbara Sośnicka - Pawińska.
Kontakt do inspektora pod adresem e-mail: inspektor@b-biodo.pl.
Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
Realizacja praw podmiotu danych
Możliwość skorzystania z określonych uprawnień: prawo żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przeniesienia danych, wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
Realizacja danego prawa zależy od podstaw prawnych, na których oparte jest konkretne przetwarzanie, a także celu i sposobu przetwarzania danych. Administrator danych nie jest zobligowany do realizacji uprawnień, w każdym przypadku w takim samym zakresie. Masz prawo wnieść wniosek o realizację prawa. Wzór wniosku dostępny jest w siedzibie Administratora.
Cele przetwarzania danych osobowych:
- wykonywanie działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej, w tym realizowania programów nauczania, przeprowadzenia rekrutacji oraz wykonania ciążących obowiązkach prawnych,
- wykorzystywania wizerunku dzieci, w przypadku wyrażenia przez Państwa zgody na wykorzystanie danych osobowych w tych celach,
- identyfikacji osób upoważnionych do odbioru dzieci,
- wyborów do rady rodziców,
- realizacji umów z dostawcami, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
- rekrutacji i zatrudnienia,
- realizacji interesu prawnego (zabezpieczenie roszczeń, obsługa korespondencji)
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.
Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa
Telefon: 22 860 70 86
Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych
Podanie danych osobowych w przypadkach określonych przepisami prawa w szczególności: wykonywania działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej, w tym dotyczących tworzenia dokumentacji nauczania, rekrutacji, zatrudnienia, realizacji umów, wystawienia faktur - jest obligatoryjne – konsekwencją niepodania danych jest niemożliwość realizowania w/w czynności, w pozostałych przypadkach podanie danych jest dobrowolne.
Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych
Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora w zakresie wsparcia technicznego, organizacyjnego, informatycznego, prawnego. Z podmiotami są zawierane umowy powierzenia na podstawie art. 28 RODO. Pani/Pana dane mogą być również przekazane podmiotom uprawnionym do ich uzyskania na podstawie obowiązującego prawa.
Okres przechowywania danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres wskazany w odpowiednich ustawach nie dłuższy jednak niż ten wymagany ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Pozyskiwanie danych z innych źródeł niż osoba, której dane dotyczą (art. 14 RODO)
Pozyskiwanie danych osobowych może się odbywać również z innych źródeł niż osoba, której dane dotyczą. W szczególności dane są udostępniane są przez firmy lub instytucje. Dane dotyczą osób pracujących lub współpracujących przy realizacji zadań lub zawartych umów. Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w celu kontaktu lub w celu realizacji umowy lub zadań. Przetwarzane są następujące kategorie danych: dane identyfikacyjne (imię i nazwisko) i dane do kontaktu (adres e-mail i telefon)
Szczegółowe klauzule informacyjne
Klauzula informacyjna – prowadzenie dokumentacji nauczania
1. Podanie danych osobowych konieczne jest w celu sporządzenia dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej, opiekuńczej oraz organizacji pracy placówki.
2. Podanie danych osobowych w zakresie obowiązujących przepisów wewnętrznych, ustaw i rozporządzeń dotyczących dokumentacji nauczania i organizacji nauczania jest obligatoryjne, w pozostałym zakresie jest dobrowolne.
3. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia – po okresach archiwizacji, ograniczenia przetwarzania.
4. Odbiorcami danych będą podmioty, z którymi Administrator ma podpisane umowy powierzenia przetwarzania danych oraz organy na podstawie przepisów prawa.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany przepisami dotyczącymi archiwizacji.
Klauzula informacyjna – RODO (osoby upoważnione do odbioru dzieci)
1. Dane przetwarzane są na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze tj. weryfikacji tożsamości /identyfikacji osoby odbierającej dziecko.
2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą tylko w celu weryfikacji tożsamości /identyfikacji osoby odbierającej dziecko z przedszkola.
3. Dane osobowe będą przetwarzane i przechowywane wyłącznie w formie papierowej, przez okres edukacji przedszkolnej dziecka oraz do czasu wycofania upoważnienia do odbioru, a następnie trwale niszczone.
4. Przysługuje Pani/Panu prawo do żądania dostępu do danych osobowych dotyczących Pani (a) osoby, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.
Klauzula informacyjna w zakresie wydarzeń podlegającej rejestracji
Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora danych na podstawie art. 6 ust. 1 pkt f RODO. Przetwarzanie danych w zakresie wizerunku w celu rejestracji i promocji uroczystości. Państwa dane osobowe przetwarzane będą przez okres zgodnie z przepisami prawa oraz do czasu złożenia sprzeciwu. Mają Państwo prawo żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, jak również wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do wniesienia skargi do PUODO. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty mające dostęp na podstawie przepisów prawa oraz podmioty, z którymi zawarte są umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
KLAUZULA INFORMACYJNA W ZAKRESIE PROWADZENIA KORESPONDENCJI
Dane osobowe przetwarzane są w celu obsługi korespondencji, w tym udzielenia informacji zwrotnej. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: możliwość udzielenia odpowiedzi na zadane pytanie). Podanie danych wymagane jest w zakresie koniecznym do otrzymania odpowiedzi na zadane pytanie lub rozwiązanie ewentualnych problemów. Dane osobowe przetwarzane będą przez okres prowadzenia korespondencji oraz przez okres wymagany przepisami w zakresie archiwizacji. Odbiorcami danych są:
· dostawcy i serwisanci oprogramowania komputerowego, dostawcy i serwisanci poczty elektronicznej i hostingu, z którymi są podpisane umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych;
· podmioty lub instytucje uprawnione do ich uzyskania na podstawie obowiązującego prawa np. organom ścigania w razie wystosowania przez nie żądania udostępnienia danych, na odpowiedniej podstawie prawnej (np. dla potrzeb toczącego się postępowania karnego)
Klauzula Informacyjna w zakresie prowadzonych postępowania o zamówienia publiczne oraz realizacji umów,
do których ma zastosowanie ustawa o zamówieniach publicznych
1. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu
związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego.
2. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 p.z.p.
3. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 p.z.p. przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
4. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach p.z.p., związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
5. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
6. posiada Pani/Pan:
· na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);
· na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);
a) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);
b) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
7. nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
8. przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Klauzula informacyjna w zakresie prowadzonych postępowania o zamówienia publiczne, do których nie ma zastosowania ustawa o zamówieniach publicznych
1. Administrator może przetwarzać dane:
a. kontrahentów, w tym dostawców oraz potencjalnych dostawców;
b. wspólników, pracowników, przedstawicieli ustawowych oraz reprezentantów i pełnomocników ww. kontrahentów, w tym osób kontaktowych ujawnionych.
2. Administrator może przetwarzać dane podane bezpośrednio przez kontrahentów lub osoby występujące w ich imieniu, takie jak:
a. imię i nazwisko, nazwa kontrahenta, adres prowadzonej działalności oraz inne adresy korespondencyjne;
b. numery rejestracyjne we właściwych rejestrach;
c. dane kontaktowe (numer telefonu, adres email);
d. dane dotyczące statusu w strukturze kontrahenta (np.: funkcja, stanowisko, zakres uprawnień)
e. dane dotyczące składanej oferty.
3. Ponadto Administrator może, w niezbędnym zakresie podyktowanym potrzebą weryfikacji potencjalnego kontrahenta, pozyskiwać dodatkowe informacje ze źródeł ogólnodostępnych, takich jak prowadzone na podstawie przepisów prawa rejestry gospodarcze i zawodowe (np. CEIDG, KRS).
4. Zgromadzone dane osobowe, o których mowa w pkt 1 będą przetwarzane na podstawie:
a. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą. Podanie danych koniecznych dla związania umową lub jej realizacji i rozliczenia jest obowiązkowe. W tym celu Administrator może przetwarzać dane osobowe w okresie archiwizacji na podstawie odrębnych przepisów;
b. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, gdy przetwarzanie tych danych będzie niezbędne dla realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa tj. przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne, do których nie stosuje się przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, na podstawie art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz wewnętrznego zarządzenia Administratora danych. Podanie danych jest obowiązkowe, a obowiązek wynika z przepisów prawa oraz obowiązującego zarządzenia. W tym celu może Administrator może przetwarzać dane osobowe w okresie archiwizacji na podstawie odrębnych przepisów;
c. dla realizacji uzasadnionych interesów Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Takimi uzasadnionymi interesami są np.: prowadzenie bieżącej komunikacji; prowadzenie korespondencji w zakresie podejmowanych działań gospodarczych, weryfikacja tożsamości osób działających na zlecenie; ustalenie, dochodzenie i ochrona roszczeń wynikających z prowadzonej działalności oraz ochrona przed takimi roszczeniami – w czasie uwzględniającym okresy wygaśnięcia poszczególnych roszczeń.
5. Administrator może ujawnić dane osobowe:
a. podmiotom i osobom działającym na zlecenie na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych w zakresie wsparcia prawnego, informatycznego i organizacyjnego,
b. organom państwowym, na podstawie przepisów prawa w ramach prowadzonych postepowań,
c. podmiotom uprawnionym na podstawie odrębnych przepisów prawa, w tym między innymi na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej.
6. Przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania oraz prawo do ich usunięcia – po okresie archiwizacji, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu oraz prawo do przenoszenia danych – w granicach określonych zgodnie z art. 15-22 RODO.
Polityka prywatności Facebook
1. Polityka prywatności fanpage Facebook
Zawarte niżej informacje zostały spisane dla użytkowników Facebooka, a w szczególności dla fanów naszego fanpage’a w celu przekazania informacji na temat gromadzenia danych osobowych, powodach ich przetwarzania oraz prawach, które posiadają użytkownicy.
2. Pojęcia używane w Polityce prywatności
Jeżeli w dalszej części naszej Polityki prywatności zauważysz jedno z poniższych pojęć pisane wielką literą, to powinieneś je rozumieć zgodnie z poniższymi definicjami:
a) „FB” – portal społecznościowy Facebook, dostępny poprzez serwis internetowy www.facebook.com oraz aplikację mobilną Facebook,
b) „Fanpage” – nasz fanpage znajdujący się na FB,
c) „Polityka” – oznacza niniejszy dokument, czyli politykę prywatności, którą czytasz,
d) „RODO” - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Tekst RODO znajdziesz tutaj.
3. Zabezpieczenie danych osobowych
a) Wszystkie dane osobowe, które zbieramy na naszym Fanpage przetwarzamy jako Administrator zgodnie z RODO. Powinieneś zwrócić uwagę, że administratorem Twoich danych jest także Facebook Ireland Ltd. Zawarłeś z nim bowiem umowę, która uprawnia Cię do korzystania z FB. Bliższe informacje o tym, jak Facebook Ireland Ltd. Znajdziesz https://pl-pl.facebook.com/privacy/explanation
b) Stosujemy wymagane aktualnymi przepisami o ochronie danych osobowych środki techniczne zapobiegające pozyskiwaniu i modyfikowaniu przez osoby nieuprawnione danych osobowych przesyłanych drogą elektroniczną, czyli w ramach naszego Fanpage. FB również stosuje swoje zabezpieczenia. W celu uzyskania bliższych informacji na ten temat powinieneś skontaktować się z FB.
4. Twoje prawa dotyczące danych osobowych
a) Przetwarzamy Twoje dane osobowe, dlatego:
a. masz prawo dostępu do Twoich danych osobowych,
b. możesz dokonywać ich sprostowania,
c. możesz żądać usunięcia Twoich danych osobowych, gdy pozwala na to RODO,
d. masz prawo ograniczenia przetwarzania, w zakresie określonym w RODO.
b) Chcesz skorzystać z Twoich praw lub dowiedzieć się o nich więcej? Skontaktuj się z nami. Nasze dane kontaktowe znajdziesz w § 1 ust. 3 Polityki. c) Jeżeli chcesz skorzystać ze swoich praw wobec FB, to więcej informacji znajdziesz https://pl-pl.facebook.com/privacy/explanation
5. Prawo sprzeciwu
a) Po podaniu nam Twoich danych osobowych, możesz skorzystać z prawa do sprzeciwu. Masz je w dwóch sytuacjach, gdy przetwarzamy Twoje dane osobowe:
a. na podstawie innych naszych prawnie uzasadnionych interesów - taki sprzeciw wymaga uzasadnienia Twoją szczególną sytuacją. Napisz nam dlaczego nie powinniśmy przetwarzać Twoich danych.
b) Chcesz skorzystać z prawa sprzeciwu? Skontaktuj się z nami. Nasze dane kontaktowe znajdziesz w § 1 ust. 3 Polityki.
6. Skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe niezgodnie z prawem, to możesz wnieść skargę do organu nadzorczego. W Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych. www.uodo.gov.pl
7. Korzystanie z Fanpage
Jeżeli korzystasz z naszego Fanpage, zwróć uwagę na następujące sprawy:
a. Po co nam Twoje dane, czyli w jakim celu je przetwarzamy?
· udzielania odpowiedzi na prywatne wiadomości, które skierujesz do nas,
· prowadzenia z Tobą dyskusji w ramach komentarzy pod poszczególnymi postami,
· udostępniania naszych postów Tobie jako osobie obserwującej nasz Fanpage,
· informowaniu o naszych usługach oraz o nas samych za pomocą postów, które umieszczamy na naszym Fanpage, w tym postów sponsorowanych, które są wyświetlane szerszemu gronu użytkowników FB,
· statystycznym polegającym na prezentowaniu nam przez Facebook Ireland Ltd. danych o wyświetlalności naszych postów, ich zasięgach, liczbie interakcji, danych demograficznych naszych obserwujących; dane prezentowane nam przez Facebook Ireland Ltd. są danymi statystycznymi
b) Jakie masz prawa?
Opisaliśmy je w § 4 i 5 Polityki.
c) Czy musisz podawać nam swoje dane?
Jest to dobrowolne. Jednak z uwagi na stosowane przez FB zasady będziemy widzieli Twoje imię, nazwisko oraz zdjęcie, jeżeli do nas napiszesz lub skomentujesz nasz post.
Poprzez funkcjonowanie naszego fanpage’a zbieramy i przetwarzany następujące rodzaje danych osobowych:
• identyfikator Facebooka (zazwyczaj zawierający imię i nazwisko, które nie jest przez nas w jakikolwiek sposób weryfikowany w celu potwierdzenia prawdziwości danych);
• zdjęcie profilowe (dzięki niemu w niektórych przypadkach możemy poznać Państwa wizerunek);
• inne zdjęcia (które również mogą przedstawiać wizerunek) wynikające z relacji fanpage- użytkownik. Umieszczanie zdjęć pod naszymi postami jest z Państwa strony dobrowolne.
• treść Państwa komentarzy oraz treść rozmowy prowadzonej przez aplikację Messenger (dzięki niemu możemy dowiedzieć się o Państwa adresie e-mail, numerze telefonu oraz opisu, który Państwo zawarliście w związku z okolicznościami naszej korespondencji).
d) Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane?
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes.
e) Co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem?
Odpowiedź na Twoje wiadomości i komentarze, dostarczanie Ci postów, informowanie o naszych usługach i o nas samych za ich pomocą, analiza danych statystycznych związanych z Fanpage.
f) Komu przekażemy Twoje dane?
Facebook Ireland Ltd.
g) Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane?
Przez czas: a) potrzebny na rozwiązanie przedstawionej przez Ciebie sprawy. W zależności od jej rodzaju również przez czas potrzebny na wykazanie, że ją rozwiązaliśmy, czyli przez czas przedawnienia roszczeń
a) obserwowania przez Ciebie Fanpage.
Pamiętaj, że możesz zawsze usunąć swoje komentarze pod naszymi postami, przestać nas obserwować lub zrezygnować z posiadania konta na FB.
Procedura wykorzystania wizerunku
1. Cel procedury
Wprowadzenie jednolitych zasad dotyczących wykorzystania wizerunków osób fizycznych.
2. Podstawy prawne i wytyczne UODO
2.1. Ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
2.2. ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
2.3. Poradnik Urzędu Ochrony Danych Osobowych – „Ochrona danych osobowych w szkołach i placówkach oświatowych”.
3. Zakres stosowania procedury i definicje
3.1. Wizerunek może być utrwalony zarówno w postaci zdjęcia jak i nagrania wideo lub grafiki.
3.2. Rozpowszechnianie wizerunku – jest to publikacja wizerunku do z góry nieokreślonego kręgu osób, jeśli przekaz jest ograniczony do z góry określonego kręgu osób, to nie mamy do czynienia z rozpowszechnianiem.
3.3. Zgoda na publikację w formie tradycyjnej oraz elektronicznej oznacza:
· publikacje w formie tradycyjnej – zamieszczenie zdjęć na gazetkach i tablicach w siedzibie
· publikacje w formie elektronicznej – zamieszczanie zdjęć na stronie internetowej/ profilu FB placówki
3.4. Cele publikacji wizerunków muszą być związane z realizacją zadań placówki, nie dopuszczalne jest publikowanie wykraczające poza ustalony zakres np. w celach prywatnych.
4. Opis postępowania z wizerunkami
4.1. Placówka może korzystać z wizerunków w następującym zakresie:
· w sferze wewnętrznej - w ramach organizacji i funkcjonowania tj. w szczególności w wewnętrznych publikacjach
· w sferze zewnętrznej – dotyczy to umieszczania wizerunku na stronie internetowej,
w mediach społecznościowych.
4.2. Wykorzystanie wizerunku może być uzasadnione jedynie realizacją zadań placówki.
4.3. Niedopuszczalne jest wykorzystanie wizerunków w celach prywatnych.
4.4. Wykorzystania wizerunku nie jest ograniczone czasowo.
4.5. Wizerunek przetwarzany jest do czasu wycofania zgody.
4.6. Rozpowszechnianie wizerunku bez zgody
4.5.1 Nie wymaga zgody rozpowszechnianie wizerunku:
· osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych;
· osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza np. rozpowszechnianie zdjęć z zabaw szkolnych, wycieczek, na których sylwetka stanowi jedynie szczegół
całości uwiecznionej na zdjęciu (zdjęcie nie narusza dóbr osobistych przedstawionych na nim osób oraz ich prawa do prywatności).
· jeżeli osoba ta otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie.
4.5.2. Zgodnie z zapisem art. 81 ust. 2 pkt. 1 Prawa Autorskiego, bez pobierania zgody można rozpowszechniać wizerunek znanych osób udzielających się publicznie na organizowanych przez Placówkę festynach, imprezach, akademiach.
4.5.3. Zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 2 Prawa Autorskiego, bez pobierania zgody możliwe jest rozpowszechnianie wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości, po wcześniejszej analizie następujących punktów:
· rozpowszechniany wizerunek nie stawia tej osoby w negatywnym świetle lub jej nie ośmiesza;
· nie jest wiadomym, aby osoba ta miała powody do ukrywania się (np. w związku z przemocą domową);
· osoba naprawdę stanowi jedynie szczegół całości, czyli zdjęcie po usunięciu tej osoby nie zmienia swojej istoty.
4.5.4. W przypadku wątpliwości co do możliwości zastosowania powyższych wyjątków, decyzję podejmuje się na korzyść systemu ochrony, czyli wizerunek nie jest rozpowszechniany.
5. Konkursy i wydarzenia
5.2.1 Organizator konkursów, wydarzeń itp. ustala w regulaminach, formularzach zgłoszeniowych itp. zasady przetwarzania danych uczestników w zakresie wykorzystania wizerunków oraz ich rozpowszechniania oraz zgody i klauzule informacyjne dla uczestników wskazując lokalizację rozpowszechniania wizerunku. 5.2.2 Ustalenia należy przesłać do konsultacji IOD na adres inspektor@b-biodo.pl.
5.2.3 Wzór formularza ujęty jest w załączniku nr 2.
5.2.4 Odpowiedzialność za legalne przetwarzanie danych ciąży na administratorze danych, czyli organizatorze olimpiady, konkursu lub turnieju, któremu na potrzeby ww. zawodów wiedzy udostępnianie są dane osobowe uczestników.
5.5. Zgody na rozpowszechnianie wizerunku.
5.5.2. Rozpowszechnianie wizerunku dzieci wymaga zgody.
5.5.3. W przypadku uczniów niepełnoletnich zgodę na rozpowszechnianie wizerunku wyraża jeden z rodziców lub opiekunów prawnych.
5.5.4. Zgoda nie może być zgodą wymuszoną. w szczególności należy zadbać o przejrzystość procesu pozyskiwania zgody, a także poinformować ucznia oraz rodzica/opiekuna o całkowitej dobrowolności udzielania zgody.
5.5.5. Zgoda udzielana jest na czas nieokreślony, do momentu jej cofnięcia.
5.5.6. Zgodę na wykorzystanie wizerunku może pobierać wychowawca każdej oddzielnie, pod nadzorem Dyrektora lub Dyrektor.
5.5.7. Dyrektor nie jest administratorem danych i nie ponosi odpowiedzialności za fotografowanie i nagrywanie podczas uroczystości przez innych rodziców i innych osób.
6. Pozyskanie zgód i ich archiwizacja
6.1. Zgodę na wykorzystanie wizerunku może pobierać wychowawca każdej oddzielnie, pod nadzorem Dyrektora lub Dyrektor.
6.2. W czasie trwania zawodów i konkursów, zgody przechowuje osoba odpowiedzialna za organizację. Po zakończeniu, zgody przekazywane są wyznaczonego przez Dyrektora pracownika lub do Dyrektora.
6.3. Pozyskanie zgody na rozpowszechnianie wizerunku wymaga przedłożenia klauzuli informacyjnej zgodnie z art. 13 RODO.
6.4. Wzór zgody na wykorzystanie wizerunku stanowi załącznik nr 2.
6.5. Raz do roku osoby, które pozyskały zgody powinny dokonać przeglądu zgód oraz miejsc ich publikacji i ustalić czy nie wygasły podstawy prawne lub faktyczne do dalszego wykorzystania wizerunku.
6.6. W przypadku realizacji praw podmiotów danych (cofnięcia zgody) zastosowanie ma odrębna procedura.
